仕事の優先順位を決めるコツは、ゴール（締め切りや期限、ノルマ）から逆算して時間や経費、人的コストなどを考慮しながら組み立てて行くことです。
このプロセスの中で重要なことは、時間的要素をしっかりと計算する点にあります。特にゴールまでの時間配分を正確に見積もることは、その後のスムーズな業務の流れを決定づける分岐点になります。
では、どのような時間配分を心がけて優先順位を決めればいいのでしょうか。職種や業界、担当する業務内容によって多種多様なので、一概に言えませんが、どのような仕事であっても期限や締め切り、ノルマなどが決まっているので、マイペースで進められるほど甘くはないということです。そのうえ、社会人になって所属組織の一員になればチームプレーが基本になります。その為、上司や同僚など相手のペースに合わせることが求められます。さらに営業職などに携われば、お客様や取引先などのペースを優先することにもなるでしょう。このためゴールまでの時間配分の設定には、組織の内部や外部との状況に照らし合わせながら、タスクをひとつひとつ正確に見積もることが重要になります。
この「正確に見積もる」を言い換えれば、「甘く見積もらない」ということでもあります。これは単に精密に時間を計算せよという意味ではなく、与えられたタスクのゴールに間に合うようにペース配分を組み立てよということになります。つまり、きっちり時間配分を設定すると不測の事態に対処できなくなり、ゴールに間に合わなくなることも考慮すべきなのです。そのためタスクの時間配分を計算する際には、少し多めに見積もることが重要となります。